Нотариальное заверение электронных документов

• Разновидности электронных документов
• Где и как получить электронную подпись
• Заверение электронных документов нотариусом
  • Перевод бумажного документа в электронный образ
  • Перевод электронного документа в бумажную форму
• Преобразование электронных документов
  • Создание нотариусом машиночитаемой доверенности
  • Совершение удаленных нотариальных действий
• Порядок совершения нотариального действия

Электронным документом считается письменная информация, воспринимаемая человеком с помощью компьютера и других технических средств, которая существует, обрабатывается, передается и хранится в информационных системах. Подписание файла электронной подписью уполномоченного лица (ЭП), а также нотариальное заверение электронных документов придает им юридическую значимость. Это значит, что применение таких материалов влечет за собой правовые последствия, аналогичные тем, которые наступают в случае представления документа на бумажном носителе.

Разновидности электронных документов

Технически любой письменный материал может быть изначально создан в электронной форме, например с помощью текстового, табличного редактора или специального конструктора. Последний вариант особенно часто встречается на различных площадках для оказания государственных, ведомственных и муниципальных услуг, где предлагают заполнить заявление определенной формы.

Как правило, к заявлению требуется приложить сканированные документы, подтверждающие личность заявителя и его право на получение услуги или конфиденциальной информации. Скан образы — это также вид цифровой информации, существующей в формате PDF, и юридическую силу они имеют при условии подписания электронной подписью заявителя или нотариуса. Чаще всего весь пакет отправляемых документов необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Где и как получить электронную подпись

С простой электронной подписью (ПЭП) граждане часто сталкиваются в процессе общения с банковскими и многими другими организациями, где нужно открыть личный кабинет. Эту роль выполняет созданный ими логин, пароль, СМС-сообщение на смартфон с кодом для входа. При создании простых ЭП не используется шифрование, и степень их защиты невелика. Смартфон может легко оказаться в чужих руках.

Еще одна разновидность электронной подписи — НЭП (неквалифицированная). Она создается уже с помощью специальных шифровальных программ, и подписанные ею документы надежно защищены от изменений в процессе передачи по любым каналам связи. НЭП используется по договоренности между контрагентами. Например, их формирует ФНС для своих пользователей, сохраняя сертификат подписи непосредственно в системе налоговой службы.

Наконец, самый надежный вариант защиты электронного документа — заверение его УКЭП (усиленная квалифицированная подпись). Она оформляется только в специальных аккредитованных государственных организациях, выдается сроком на один год и за эту услугу нужно заплатить существенную сумму. Однако именно УКЭП необходима для подписания документов, имеющих правовое значение, и заявлений в государственные органы.

Подавляющее число российских граждан не имеет УКЭП: в этом просто нет необходимости, а если она возникает можно обратиться к помощи нотариуса. В силу свое профессиональной специфики каждый нотариус оформляет личную УКЭП, которой подписывает созданные им документы. Для обычного пользователя это более практичное решение, чем приобретение усиленной квалифицированной ЭП за свои средства.

Заверение электронных документов нотариусом

Порядок создания и удостоверения нотариусом документов в цифровом формате регламентируется специальным Приказом Минюста № 227 от 30.09.2020 года, законом о нотариате и другими нормативными актами. В нотариальной деятельности УКЭП широко используется для передачи заявлений в государственные реестры (ФНС, Росреестр), юридическим и физическим лицам и придания им юридической силы. На практике возможность заверить документ электронной подписью нотариуса используется в следующих ситуациях.

Перевод бумажного документа в электронный образ

У заявителя имеется документ в бумажной форме, его необходимо отправить по месту требования в электронном виде, сохранив правовое значение. В такой услуге заинтересованы как физические, так и юридические лица.

Например, это может быть:

• аттестат, диплом об образовании, трудовая книжка, необходимые для участия в конкурсе на вакантную должность;

• контракт, договор, акт, приемо-сдаточные и другие документы, использующиеся в коммерческой деятельности. При этом, запрещено делать равнозначность сделки, совершенной в простой письменной форме, а также удостоверение личности.

• свидетельства ЗАГС о регистрации брака, развода, рождения ребенка, требующиеся в судебном разбирательстве.

В настоящее время множество организаций взаимодействуют с заявителями исключительно путем рассмотрения документов, поданных в цифровом виде. Нотариус в данном случае:

• создает электронный образ документа, представленного на бумажном носителе;

• удостоверяет его соответствие (тождественность) бумажному варианту;

• подписывает созданный файл своей УКЭП.

Полученный файл может быть направлен заявителю на указанный почтовый ящик, или скопирован на флэш-карту. Также, по просьбе заинтересованного лица, нотариус может сам отправить документ по месту требования (это отдельное нотариальное действие).

Внимание! Законом запрещено создавать и нотариально удостоверять скан копии документов, подтверждающих личность. Так, нотариус откажется подписывать фото паспорта, воинского билета, водительских прав. Кроме того, нотариальное действие не распространяется на договоры в простой письменной форме.

Перевод электронного документа в бумажную форму

Возникла необходимость срочно создать и отправить юридически значимый документ непосредственно в цифровом виде. Обращение к нотариусу существенно упрощает задачу, так как требующуюся информацию в форме файла можно мгновенно передать по интернету, не прибегая к услугам курьера или почты.

Например, среди обычных граждан такая необходимость возникает при решении следующих вопросов:

• выдача доверенности на сделку купли-продажи недвижимости, транспортных средств, регистрацию перехода прав в государственном реестре (ЕГРН);

• разрешение на выезд несовершеннолетнего ребенка за границу с лицом, не являющимся законным представителем (тренер, бабушка, другие родственники);

• согласие супруга на продажу совместного имущества, нажитого в браке.

Если по месту представления документа имеется техническая возможность использовать электронный файл с УКЭП нотариуса, он отправляется в цифровом формате. В некоторых случаях документ просят предъявить в бумажном виде. Например, участник сделки — покупатель недвижимости не владеет современными технологиями. В этом случае можно обратиться в любую нотариальную контору. Нотариус проверит ЭП, распечатает тест на бумаге, заверит своей личной подписью и печатью. Такое нотариальное действие называется — удостоверение равнозначности бумажного документа его электронной версии.

Возможность совершать дистанционные сделки с участием двух и более нотариусов реализуется путем составления договора в информационной системе нотариата (ЕИС), где в последующем хранится сам электронный документ и образы приложенных документов, включая простые электронные подписи участников сделки. Юридическую значимость договор приобретает в силу его подписания электронной подписью участников сделки и всех нотариусов, участвующих в его удостоверении. Стороны получают подписанный УКЭП файл.

Преобразование электронных документов

Создание нотариусом машиночитаемой доверенности

В связи с унификацией процессов подачи отчетности в государственные органы была введена обязанность организаций и предпринимателей использовать для этой цели машиночитаемую доверенность (МЧД), созданную в системе документооборота ФНС. Отчеты, направляемые в цифровом виде, подписываются УКЭП ответственного лица с приложением МЧД, созданной и подписанной электронной подписью руководителя компании или ИП.

При оформлении машиночитаемой доверенности у нотариуса доверителю не потребуется личная квалифицированная электронная подпись. Нотариус удостоверит доверенность, подписав ее своей УКЭП. В отдельных случаях нотариальное заверение МЧД является обязательным. Например, когда представителю предоставляются полномочия, выполнить которые можно только при наличии нотариальной доверенности (регистрация недвижимости, патентов, товарных знаков и т.п.). Нотариус сам направит созданную МЧД в блокчейн-систему Федеральной налоговой службы, благодаря интеграции с сервисами нотариальной палаты в системе ЕИС.

Совершение удаленных нотариальных действий

Согласно закону, ряд нотариальных действий можно совершить без личного посещения конторы. Список состоит из тринадцати услуг, для оказания которых нет необходимости устанавливать факт свободного волеизъявления обратившегося лица — об этом свидетельствует само обращение к нотариусу. Весь процесс совершается в электронной форме: от подачи заявления на сайте на сайте ФНС (можно с авторизацией через портал Госуслуг) до оплаты и получения уведомления о совершении нотариального действия.

В большинстве случаев его результатом является выдача обратившемуся лицу определенных документов:

• протокола осмотра доказательств;

• выписка из реестра залогов движимого имущества;

• свидетельство верности перевода;

• преобразованный электронный документ;

• свидетельство о принятии денежных средств на депозит нотариуса.

Комментирует нотариус города Москвы

«Все перечисленные и другие документы направляются заявителю в электронной форме и подписываются УКЭП нотариуса. При невозможности использовать их в таком виде, можно в любой нотариальной конторе распечатать текст, удостоверить равнозначность его цифровому аналогу. Нотариус заверит бумажный экземпляр подписью и личной печатью. Однако, на данный момент не все технические возможности для этого есть и не все работает на уровне нотариальной палаты. Перечень заверяемых таким образом документов необходимо уточнять в нотариальной конторе.»

Порядок совершения нотариального действия

Нотариальное заверение электронного документа производится по заявлению заинтересованного лица. Заявитель должен представить свой паспорт, представитель организации — доверенность от первого руководителя. Нотариус:

• устанавливает личность обратившегося лица;

• его дееспособность и правоспособность;

• проверяет представленный документ на читаемость;

• выясняет понимание заявителем смысла своих действий;

• разъясняет обратившемуся лицу нормы законодательства.

За совершение действия нотариусом взыскивается федеральный и региональный тариф. В сумме стоимость нотариального заверения равнозначности бумажного и электронного документа зависит от количества страниц (около 220 рублей за страницу документа). Его передача в организации, физическим лицам по каналам электронной связи — другое действие, которое оплачивается отдельно. В данном случае нотариус работает уже с готовыми материалами (цифровыми или на бумажных носителях). Если же заявитель обращается, например, чтобы совершить и заверить доверенность в электронном виде, с него также взыскивается тариф за создание и оформление выданной доверенности.

Перечень электронных документов, которые вправе (обязан) заверить нотариус, расширяется с каждым годом. Это освобождает граждан от необходимости оформлять личную УКЭП в государственном удостоверяющем центре, экономит время и средства, как физических лиц, так и предпринимателей.