Как оформить машиночитаемую доверенность у нотариуса

• Что такое машиночитаемая доверенность
• Кому и для чего нужна машиночитаемая доверенность
• Как сформировать машиночитаемую доверенность
• Как оформить машиночитаемую доверенность через нотариуса
• Как проверить и отменить машиночитаемую доверенность

С 1 сентября 2024 года все организации и предприниматели при сдаче отчетности в ФНС и другие государственные органы обязаны использовать машиночитаемые доверенности единого формата (МЧД). Стандартизованный формат электронной доверенности, не имеющей бумажного аналога, также можно применять во взаимоотношениях с контрагентами, кредитными и иными организациями. Как и традиционная бумажная, машиночитаемая доверенность заверяется у нотариуса в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Что такое машиночитаемая доверенность

МЧД — это электронный документ, сформированный в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя организации и или индивидуального предпринимателя. Также, как обычная, машиночитаемая доверенность предоставляет доверенному лицу определенные полномочия, например, право сдавать отчетность в ФНС или подписывать договоры с контрагентами. В документе содержится информация о доверителе, представителе, дата создания документа и срок его действия.

В МЧД полномочия представителя могут быть указаны в виде кода в соответствии с классификатором полномочий, размещенным на портале ЕСНСИ, доступ к которому можно получить через портал Госуслуг. В настоящее время в списке присутствует более 1700 кодов, отражающих содержание возможных полномочий. Если соответствующего кода не нашлось, полномочия представителя можно прописать текстом.

Кому и для чего нужна машиночитаемая доверенность

С момента введения МЧД удостоверяющие центры не будут выдавать электронные подписи для сотрудников организации. При сдаче пакета документов, совершении иных действий, уполномоченный работник, а также, ИП, будет подписывать электронный документ своей личной УКЭП и прикладывать к нему МЧД. С помощью этой связки можно:

• сдавать отчетность в налоговую инспекцию, бюджетные фонды;
• подписывать договоры, акты, письма во взаимодействии с контрагентами;
• подавать документы в различные ГИС: «Честный знак», ЕГАИС, ФТС, Минтруд;
• работать с личными кабинетами государственных организаций на портале Госуслуг;
• заверять любые документы в пределах полномочий, выданных руководителем.

В случаях, оговоренных законом, работнику организации, физическому лицу может потребоваться нотариальная машиночитаемая доверенность, например, при заключении сделок с недвижимостью, подаче документов на государственную регистрацию прав. Также, согласно закону обязательного нотариального удостоверения требует доверенность, выданная в порядке передоверия, а это актуальный вопрос для крупных организаций с большой численностью сотрудников. В таких случаях МЧД сформирует нотариус и подпишет своей УКЭП.

Как сформировать машиночитаемую доверенность

Электронную доверенность МЧД можно создать с помощью специального сервиса на сайте ФНС. Документ формируется в необходимом формате, его можно сразу зарегистрировать в реестре доверенностей. Однако его нельзя подписать УКЭП руководителя или иного лица, предоставляющего полномочия. Файл необходимо выгрузить, подписать электронной подписью и вновь загрузить на сайт.

Достаточно просто машиночитаемую доверенность можно сформировать с помощью портала Госуслуг, в сервисах «Контур», «Астрал» и многих других. Поскольку ее формат стандартизован, многие программы для обслуживания бизнеса добавили в свои пакеты возможность создания МЧД, подписания ее ЭЦП и выгрузки в единый реестр, хранящийся на сайте ФНС,

Также можно машиночитаемую доверенность оформить через нотариуса в любой нотариальной конторе. Такая необходимость возникает при необходимости срочно отправить отчетность, в то время как у руководителя организации закончился срок действия УКЭП, или до сих пор в ее оформлении не видели необходимости, пользуясь бумажным вариантом. Кроме того, именно нотариальная машиночитаемая доверенность требуется при совершении от имени юридического лица сделок, которые требуют государственной регистрации (например, договоры ДДУ).

Как оформить машиночитаемую доверенность через нотариуса

В системе нотариата действует единая информационная система (ЕИС), на платформе которой создан сервис по формированию МЧД. Он позволяет создавать достаточно сложные документы, например, от имени юридических лиц с многоуровневой структурой управления, на нескольких представителей.

Благодаря тому, что сервис позволяет сохранять черновые версии документов, в нем можно заранее составить согласованный с заявителем документ. После этого доверитель посещает контору, и оформление машиночитаемой доверенности у нотариуса занимает всего 5-10 мину. Совершение нотариального действия включает:

• проверку паспорта доверителя;
• проверку статуса и полномочий представителя юридического лица;
• простановку доверителем подписи на электронном планшете;
• заверение МЧД электронной подписью нотариуса.

После создания машиночитаемой доверенности нотариус направляет ее в блокчейн-хранилище МЧД — единый распределенный реестр ФНС России. К нему в числе прочих операторов подключена нотариальная палата, поэтому в реестре можно разместить не только простые (подписанные руководителем) МЧД, но и нотариальные.

Как проверить и отменить машиночитаемую доверенность

Единое хранилище (реестр) МЧД на сайте ФНС избавляет пользователей от необходимости каждый раз прикладывать доверенность к пакету электронных документов. Любое заинтересованное лицо вправе проверить полномочия подписанта путем проверки машиночитаемой доверенности в реестре налоговой инспекции.

Создать, проверить, отозвать доверенность можно также с помощью специальных сервисов ФНС, в том числе через портал Госуслуг, а также любого другого оператора, подключенного к блокчейн-хранилищу. Распоряжение об отмене (заявление об отзыве доверенности) загружается в реестр МЧД, и в течение суток в нем появляется соответствующая отметка. Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен Письмом ФНС России от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. Кстати, при смене руководителя организации, доверенность отзывать не обязательно, так как она выдается от имени юридического лица.